मुख्य अंतर – सचिव बनाम रिसेप्शनिस्ट
सचिव और रिसेप्शनिस्ट किसी भी संगठन में दो महत्वपूर्ण पद होते हैं जिनके बीच कुछ मतभेदों पर जोर दिया जा सकता है। इन दो पदों की अलग-अलग भूमिकाएँ, कार्य और कर्तव्य हैं जो लोकप्रिय गलत धारणा के विपरीत हैं कि ये एक ही काम हैं। जबकि एक सचिव एक निजी सहायक या प्रशासनिक सहायक के रूप में अधिक होता है, एक रिसेप्शनिस्ट वह पहला व्यक्ति होता है जिसका किसी संगठन में प्रवेश करते समय सामना करना पड़ता है। आइए एक सचिव और एक रिसेप्शनिस्ट के कार्यों में अंतर देखें।
सचिव कौन है?
ऑक्सफोर्ड इंग्लिश डिक्शनरी के अनुसार, एक सचिव एक संगठन में एक प्रशासनिक अधिकारी होता है जो पत्र लिखने, रिकॉर्ड रखने आदि के लिए कार्यरत होता है।एक सचिव के कार्य एक संगठन के आकार के आधार पर भिन्न होते हैं। जबकि एक छोटी कंपनी में, उसे एक रिसेप्शनिस्ट के साथ-साथ एक सचिव के दोहरे कर्तव्यों का पालन करना पड़ सकता है, बड़े संगठनों में, वह वह व्यक्ति है जो अपने बॉस की अनुसूची का आयोजन करती है, सभी मेल प्राप्त करती है और जवाब देती है, आपूर्ति करती है, अपने बॉस के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करता है, महत्वपूर्ण पत्र टाइप करता है और इसी तरह।
एक सचिव के पास हाई स्कूल या समकक्ष डिप्लोमा होना चाहिए और तेज टाइपिंग कौशल होना चाहिए। कई कंपनियां सचिव स्तर के कौशल का एक अतिरिक्त प्रमाण पत्र रखने वाले व्यक्तियों को काम पर रखना पसंद करती हैं। अब हम दोनों के बीच अंतर का स्पष्ट विचार प्राप्त करने के लिए एक रिसेप्शनिस्ट की भूमिकाओं को समझने के लिए आगे बढ़ते हैं।
रिसेप्शनिस्ट कौन है?
एक रिसेप्शनिस्ट को आम तौर पर फ्रंट डेस्क पर लोगों का अभिवादन करने और उनकी आवश्यकताओं के आधार पर उन्हें विभिन्न विभागों में निर्देशित करने की आवश्यकता होती है।वह वह व्यक्ति भी है जिसे आने वाली कॉलों में भाग लेना है और प्रश्नों का उत्तर देना है और शिकायतों को भी सुनना है। संगठन में एक महत्वपूर्ण व्यक्ति से मिलने के इच्छुक लोगों को बैठक की तारीख और समय जानने के लिए इस व्यक्ति से मिलना होगा।
जब आप किसी कंपनी को कॉल करते हैं, तो आमतौर पर आपको जो आवाज सुनाई देती है वह रिसेप्शनिस्ट की होती है। एक रिसेप्शनिस्ट को सभी आगंतुकों के लिए उपस्थित होना चाहिए और उन्हें प्रभावित करने के लिए एक आकर्षक व्यक्तित्व, एक मदद करने वाला रवैया और एक मीठी आवाज होनी चाहिए। उसके पास टेलीफोन शिष्टाचार होना चाहिए ताकि वह सभी व्यावसायिक प्रश्नों को अत्यंत दक्षता के साथ देख सके और आकस्मिक प्रश्नों को वास्तविक ग्राहकों में बदल सके।
यह स्पष्ट है कि एक सचिव और एक रिसेप्शनिस्ट की भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और कार्यों में प्रमुख अंतर हैं।
सचिव और रिसेप्शनिस्ट में क्या अंतर है?
सचिव और रिसेप्शनिस्ट की परिभाषाएं:
सचिव: किसी संगठन में एक प्रशासनिक अधिकारी जो पत्र लिखने, रिकॉर्ड रखने आदि के लिए कार्यरत है।
रिसेप्शनिस्ट: एक व्यक्ति जो एक कार्यालय में आगंतुकों का स्वागत करता है और उनके साथ व्यवहार करता है।
सचिव और रिसेप्शनिस्ट की विशेषताएं:
कर्तव्य:
सचिव: एक सचिव अपने बॉस के शेड्यूल का आयोजन करती है, सभी मेल प्राप्त करती है और उनका जवाब देती है, आपूर्ति का आदेश देती है, अपने बॉस के साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल करती है, महत्वपूर्ण पत्र टाइप करती है, आदि।
रिसेप्शनिस्ट: एक रिसेप्शनिस्ट लोगों को फ्रंट डेस्क पर बधाई देता है और उनकी आवश्यकताओं के आधार पर उन्हें विभिन्न विभागों में निर्देशित करता है। उसे आने वाली कॉलों पर भी ध्यान देना होगा और प्रश्नों का उत्तर देना होगा और शिकायतों को भी सुनना होगा।
आवश्यकताएं:
सचिव: सचिवीय कौशल का प्रमाण पत्र आवश्यक है।
रिसेप्शनिस्ट: एक विशिष्ट कौशल की आवश्यकता नहीं है; हालाँकि व्यक्ति के पास एक आकर्षक व्यक्तित्व, एक मददगार रवैया और एक मीठी आवाज होनी चाहिए। उसे अपने काम में भी कुशल होना चाहिए।
