मौखिक बनाम लिखित चेतावनी
मौखिक चेतावनी और लिखित चेतावनी के बीच का अंतर पहली नजर में अपेक्षाकृत स्पष्ट लग सकता है। मौखिक चेतावनी और लिखित चेतावनी, विशेष रूप से कानूनी संदर्भ में, औपचारिक अनुशासनात्मक और/या सुधारात्मक कार्रवाई के चरणों का प्रतिनिधित्व करते हैं। हममें से जो शर्तों से परिचित नहीं हैं, उनके लिए मौखिक चेतावनी और लिखित चेतावनी मुख्य रूप से कंपनी की अनुशासनात्मक नीतियों के भीतर मौजूद हैं और अधिकांश कंपनियां सुधारात्मक प्रक्रिया के हिस्से के रूप में ऐसी चेतावनियां जारी करती हैं। परंपरागत रूप से, शर्तों को सामूहिक रूप से एक कर्मचारी को अनुशासित करने या काम पर उसके प्रदर्शन को सही करने के लिए किए गए कदमों की एक श्रृंखला के रूप में परिभाषित किया जाता है।ये कदम केवल मौखिक और लिखित चेतावनियों तक ही सीमित नहीं हैं बल्कि निलंबन और/या समाप्ति भी शामिल हैं। हालाँकि, इस लेख की चिंता केवल मौखिक और लिखित चेतावनी है, जिसे इस तथ्य से अलग किया जा सकता है कि एक मौखिक चेतावनी एक लिखित चेतावनी से पहले होती है। इसके अलावा, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि जहां अधिकांश कंपनियां अनुशासनात्मक कार्रवाई के इन चरणों का सख्ती से पालन करती हैं, वहीं अन्य ऐसी प्रक्रियाओं को थोड़ा अलग तरीके से कर सकती हैं।
मौखिक चेतावनी क्या है?
मौखिक चेतावनी शब्द को कर्मचारी के प्रबंधक या पर्यवेक्षक द्वारा अनुशासन और/या प्रदर्शन के मुद्दे से संबंधित चेतावनी के रूप में परिभाषित किया गया है। यह आमतौर पर कर्मचारी और पर्यवेक्षक के बीच बातचीत के दौरान जारी किया जाता है। मौखिक चेतावनी सुधारात्मक प्रक्रिया के पहले चरण का प्रतिनिधित्व करती है। इस तरह की चेतावनी के पीछे का उद्देश्य कर्मचारी को उसके प्रदर्शन या व्यवहार के बारे में सूचित करना है और इस तरह इस तरह के प्रदर्शन या व्यवहार में सुधार के लिए जगह देना है।यह समस्या या तो कंपनी के मानकों या नियमों का उल्लंघन हो सकती है, छोटे-मोटे अपराध जैसे लगातार अनुपस्थिति, या असंतोषजनक कार्य का प्रदर्शन।
मौखिक चेतावनी जारी करते समय पर्यवेक्षक या प्रबंधक को उचित प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। मौखिक चेतावनी जारी करने की प्रक्रिया कंपनी से कंपनी में भिन्न हो सकती है। हालांकि, सामान्य तौर पर, इसे कुछ कदमों को अपनाना चाहिए जैसे कि निजी तौर पर चेतावनी जारी करना, विशेष रूप से समस्या बताते हुए, और कर्मचारी को अपने पक्ष की व्याख्या करने का अवसर देना, कर्मचारी के अपेक्षित प्रदर्शन और मानकों को स्पष्ट रूप से बताते हुए, और अंत में, उस बातचीत का दस्तावेजीकरण करना जिसके दौरान मौखिक चेतावनी जारी की गई थी। इस प्रलेखित मौखिक चेतावनी में आम तौर पर कर्मचारी का नाम, चेतावनी की तारीख, समस्या और अपेक्षित प्रदर्शन शामिल होना चाहिए। मौखिक चेतावनी का दस्तावेज़ीकरण उसी के अनौपचारिक रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करता है, और इसे कर्मचारी की फ़ाइल में रखा जाता है। मौखिक चेतावनी का अंतिम उद्देश्य कर्मचारी को उसके व्यवहार या प्रदर्शन को सही करने का एक और अवसर देना है।यह दूसरा मौका पाने जैसा है।
बातचीत के दौरान मौखिक चेतावनी जारी की जाती है
लिखित चेतावनी क्या है?
सरल शब्दों में, लिखित चेतावनी लिखित रूप में जारी की गई चेतावनी है। इसे पारंपरिक रूप से एक कर्मचारी को लिखे गए पत्र के रूप में परिभाषित किया जाता है। इस प्रकार का पत्र विशेष रूप से उसके प्रदर्शन या आचरण के संबंध में समस्याओं को बताता है और परिणामों का विवरण देता है यदि इस तरह के व्यवहार या प्रदर्शन को एक विशिष्ट अवधि के भीतर सुधारा या सुधार नहीं किया जाता है। एक लिखित चेतावनी सुधारात्मक और अनुशासनात्मक कार्रवाई की प्रक्रिया में दूसरे चरण का प्रतिनिधित्व करती है। आम तौर पर, एक लिखित चेतावनी मौखिक चेतावनी के बाद आती है। इस प्रकार, कर्मचारी को पहले ही मौखिक रूप से चेतावनी जारी की जा चुकी है, और सुधार की कमी या समस्या में व्यवहार को ठीक करने में विफलता के परिणामस्वरूप लिखित चेतावनी होती है।इसलिए, लिखित चेतावनी मौखिक चेतावनी से अधिक गंभीर है।
कंपनियां उन स्थितियों में लिखित चेतावनी जारी करती हैं जहां पहले जारी की गई मौखिक चेतावनी उक्त मुद्दे को ठीक करने में विफल रही है, या कर्मचारी ने वही अपराध या उल्लंघन दोहराया है। लिखित चेतावनी आम तौर पर अनुपस्थिति, अपमानजनक भाषा, कंपनी की संपत्ति को नुकसान, असंतोषजनक प्रदर्शन, समय की पाबंदी की कमी, और अन्य अपराधों जैसे हिंसा या नशीली दवाओं के उपयोग से संबंधित मामलों में दी जाती है। आमतौर पर, कर्मचारी को लिखित चेतावनी वाले नोटिस पर हस्ताक्षर करना चाहिए और उसकी एक प्रति कर्मचारी के रिकॉर्ड पर रखी जाती है और मानव संसाधन विभाग को दी जाती है।
लिखित चेतावनी जारी की जाती है
मौखिक और लिखित चेतावनी में क्या अंतर है?
मौखिक और लिखित चेतावनी की परिभाषा:
• एक मौखिक चेतावनी एक कर्मचारी के पर्यवेक्षक या प्रबंधक द्वारा कर्मचारी के व्यवहार या काम पर प्रदर्शन से संबंधित किसी मुद्दे के संबंध में दी गई चेतावनी है।
• एक लिखित चेतावनी कंपनी द्वारा जारी एक पत्र है जिसमें कर्मचारी के आचरण या प्रदर्शन से संबंधित समस्या और इसे ठीक नहीं किए जाने पर परिणाम बताते हैं।
मध्यम:
• मौखिक चेतावनी मौखिक रूप से दी गई चेतावनी है।
• लिखित चेतावनी लेखन का उपयोग करके की गई चेतावनी है।
आदेश:
• कोई अनुशासन और/या प्रदर्शन समस्या होने पर पहले मौखिक चेतावनी जारी की जाती है।
• मौखिक चेतावनी के बाद एक लिखित चेतावनी जारी की जाती है और यदि कर्मचारी मौखिक चेतावनी के बावजूद अपने कार्यों को ठीक करने में विफल रहता है।
उद्देश्य:
• मौखिक चेतावनी का उद्देश्य कर्मचारी को उसके प्रदर्शन या व्यवहार संबंधी समस्या के बारे में सूचित करना है और इस तरह उसे सुधारने का अवसर देना है।
• एक विशिष्ट अवधि के भीतर उक्त व्यवहार या प्रदर्शन के मुद्दे को ठीक या सुधार नहीं किया जाता है, तो परिणामों को सूचित करने के लिए एक लिखित चेतावनी जारी की जाती है।
मुद्दे:
• मौखिक चेतावनी कंपनी के मानकों या नियमों के उल्लंघन, मामूली अपराध जैसे लगातार अनुपस्थिति, या असंतोषजनक कार्य के प्रदर्शन जैसी स्थितियों में जारी की जाती है।
• अनुपस्थिति, अपमानजनक भाषा, कंपनी की संपत्ति को नुकसान, असंतोषजनक प्रदर्शन, समय की पाबंदी की कमी, और हिंसा या नशीली दवाओं के उपयोग जैसे अपराधों के कमीशन सहित अन्य स्थितियों में लिखित चेतावनी जारी की जाती है।
