एजेंडा बनाम मिनट
कार्यसूची और कार्यवृत्त बैठक के दो सबसे महत्वपूर्ण घटक हैं। बैठक की व्यवस्था करने वाले व्यक्ति के दिमाग में कई चीजें होती हैं जैसे शेड्यूल, टाइमिंग, वेन्यू, गेस्ट, मीटिंग प्लान आदि। इसलिए, एजेंडा और कार्यवृत्त के बीच के अंतर से अवगत होना आवश्यक हो जाता है।
एजेंडा
एजेंडा एक ऐसा शब्द है जो किसी मीटिंग के शेड्यूल या प्रोग्राम का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह उन चीजों की एक सूची है जिन्हें बैठक के दौरान करने या चर्चा करने की आवश्यकता होती है। किसी भी औपचारिक बैठक को आयोजित करने के लिए अपना एजेंडा बनाने की आवश्यकता होती है। एक क्रम है जिसमें बैठक के दौरान वस्तुओं को उठाया जाता है और चर्चा की जाती है और बैठक के एजेंडे में इस क्रम का स्पष्ट रूप से उल्लेख होता है।बैठक के समय वास्तव में कार्यक्रम स्थल पर पहुंचने से पहले यह एजेंडा मेहमानों के बीच प्रसारित किया जाता है ताकि उन्हें उन विषयों से परिचित कराया जा सके जिन पर बैठक के दौरान चर्चा की जाएगी। एजेंडा का एक अन्य उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि प्रतिभागी उसी के अनुसार तैयारी करें और अनजाने में पकड़े न जाएं।
मिनट
मिनट एक ऐसा शब्द है जिसका उपयोग औपचारिक बैठक के दौरान कार्यवाही के आधिकारिक रिकॉर्ड को संदर्भित करने के लिए किया जाता है। ये मिनट एक बैठक के दौरान क्या हुआ, इसके रिकॉर्ड के रूप में काम करते हैं और अगर वे भूल जाते हैं तो कुछ समय बाद लोगों को याद दिलाने के लिए भी काम करते हैं। ये मिनट्स उन सभी के लिए भी उपयोगी हैं जो मीटिंग में शामिल नहीं हो पा रहे हैं क्योंकि उन्हें मीटिंग के दौरान हुई हर बात का पता चल जाता है। कार्यवृत्त में स्थल का नाम, बैठक की तिथि और समय और बैठक में भाग लेने वाले सभी लोगों की सूची होती है। इन मिनटों में उस व्यक्ति का नाम भी होता है जो इन मिनटों को लेता है।
एजेंडा और कार्यवृत्त में क्या अंतर है?
• एजेंडा मीटिंग का शेड्यूल होता है और मीटिंग के दौरान होने वाले इवेंट के क्रम को बताता है ताकि मेहमानों को पहले से ही तैयार किया जा सके।
• कार्यवृत्त एक औपचारिक बैठक की कार्यवाही के आधिकारिक रिकॉर्ड को संदर्भित करता है। अगर लोग भूल जाते हैं तो भविष्य की तारीख पर मीटिंग के दौरान क्या हुआ, यह याद दिलाने के लिए मिनट महत्वपूर्ण हैं।
