लघु रिपोर्ट बनाम लंबी रिपोर्ट
व्यवसाय में एक रिपोर्ट लिखना एक आवश्यकता है और ऐसे समय होते हैं जब एक व्यवसाय प्रबंधक के रूप में आपको एक विस्तृत रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता होती है और ऐसे समय भी जब आपको संक्षेप में संक्षिप्त जानकारी देने की आवश्यकता होती है। इन्हें छोटी रिपोर्ट और लंबी रिपोर्ट के रूप में जाना जाता है और हालांकि इनमें समान जानकारी हो सकती है, प्रारूप, शैली, गहराई और निश्चित रूप से लंबाई में अंतर हैं। आइए दो प्रकार की रिपोर्टों पर करीब से नज़र डालें।
किसी भी रिपोर्ट का उद्देश्य, चाहे वह लंबा हो या छोटा, स्पष्ट होना चाहिए ताकि जिस सूचना को प्रसारित करने का इरादा है वह आसानी से समझ में आ जाए।रिपोर्ट लिखना एक ऐसा कौशल है जो सभी पेशेवर प्रबंधकों के लिए आवश्यक है। यह समझना होगा कि एक रिपोर्ट तथ्य और आंकड़े प्रस्तुत करती है और यह एक तर्क के लिए दबाव नहीं डालना है जो एक निबंध में मामला है। किसी भी पाठक के पास इत्मीनान से किसी रिपोर्ट को पढ़ने के लिए अनंत काल नहीं होता है और इस तरह कोई भी रिपोर्ट, चाहे वह लंबी हो या छोटी, शीर्षकों और उपशीर्षकों के साथ छोटे और संक्षिप्त पैराग्राफों का उपयोग करना चाहिए और महत्वपूर्ण बिंदुओं को उनके महत्व पर जोर देने के लिए रेखांकित करना चाहिए।
एक छोटी रिपोर्ट को अनौपचारिक रिपोर्ट भी कहा जाता है जबकि एक लंबी रिपोर्ट को कभी-कभी औपचारिक रिपोर्ट कहा जाता है। एक संक्षिप्त रिपोर्ट अक्सर सबसे संक्षिप्त तरीके से तथ्यों और आंकड़ों वाले बयान के एक पृष्ठ से अधिक नहीं होती है। एक छोटी रिपोर्ट एक ज्ञापन की तरह होती है और इसके लिए किसी आवरण की आवश्यकता नहीं होती है। रिपोर्ट की यह शैली अक्सर आकस्मिक और आराम से होती है। लेखन की शैली में प्रथम व्यक्ति का उपयोग शामिल है जैसे I और We, लंबी रिपोर्ट के ठीक विपरीत जहां लोगों के पूरे नाम का उपयोग किया जाता है।
एक लंबी रिपोर्ट में हमेशा एक शीर्षक, परिचय, मुख्य भाग और फिर निष्कर्ष होता है।यह हमेशा एक से अधिक पृष्ठ लंबा होता है। इसमें कभी-कभी एक कवरिंग लेटर होता है जिसमें लंबी रिपोर्ट में शामिल सभी विवरणों का उल्लेख होता है। लंबी रिपोर्ट के अंत में ग्रंथ सूची और परिशिष्ट है। एक लंबी रिपोर्ट मुद्रित और हार्ड कवर से बंधी होना आम बात है। एक लंबी रिपोर्ट में स्वर एक छोटे अक्षर के विपरीत संयमित और उदास होता है।
