मुख्य अंतर – सामान्य लेजर बनाम ट्रायल बैलेंस
सामान्य खाता बही और ट्रायल बैलेंस तैयार करना लेखांकन चक्र में दो प्रमुख क्रियाएं हैं जो साल के अंत के वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आवश्यक हैं। सामान्य लेज़र और ट्रायल बैलेंस के बीच मुख्य अंतर यह है कि सामान्य लेज़र खातों का एक सेट होता है जिसमें विस्तृत लेनदेन होते हैं, जबकि ट्रायल बैलेंस एक स्टेटमेंट होता है जो सामान्य लेज़र एंडिंग बैलेंस को रिकॉर्ड करता है।
सामान्य लेजर क्या है
सामान्य खाता बही खातों का प्रमुख सेट है जहां वित्तीय वर्ष के भीतर किए गए सभी लेनदेन दर्ज किए जाते हैं।सामान्य लेज़र में जानकारी सामान्य जर्नल से ली गई है, जो लेनदेन दर्ज करने के लिए एक प्रारंभिक पुस्तक है। सामान्य लेज़र में लेन-देन की सभी डेबिट और क्रेडिट प्रविष्टियाँ होती हैं और इसे परिसंपत्ति वर्गों से अलग किया जाता है। (संपत्ति, देनदारियां, इक्विटी, आय और व्यय)
उदा. व्यक्तिगत परिसंपत्ति खाते जैसे नकद, प्राप्य खाते, पूर्व भुगतान, आदि संपत्ति के वर्गीकरण के तहत दर्ज किए जाएंगे।
बड़े पैमाने के व्यवसायों के लिए जहां कई लेन-देन किए जाते हैं, उच्च मात्रा के कारण सभी लेनदेन को सामान्य खाता बही में दर्ज करना सुविधाजनक नहीं हो सकता है। उस स्थिति में, व्यक्तिगत लेनदेन 'सहायक बहीखातों' में दर्ज किए जाते हैं और कुल खाता सामान्य खाता बही में एक खाते में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। इस खाते को 'नियंत्रण खाता' के रूप में संदर्भित किया जाता है और आमतौर पर उच्च गतिविधि स्तर वाले खाते के प्रकार यहां दर्ज किए जाते हैं।
चित्र_1: सामान्य लेज़र बैलेंस का उदाहरण
ट्रायल बैलेंस क्या है?
ट्रायल बैलेंस एक सारांशित वर्कशीट है जिसमें लेज़र बैलेंस की गणितीय सटीकता की जाँच करने के इरादे से एक विशेष समय (आमतौर पर अकाउंटिंग वर्ष के अंत) में सभी लेज़र बैलेंस शामिल होते हैं। सभी डेबिट बैलेंस एक कॉलम में रिकॉर्ड किए जाएंगे और सभी क्रेडिट बैलेंस दूसरे कॉलम में दर्ज किए जाएंगे।
ट्रायल बैलेंस एक ही दस्तावेज़ में सभी अंतिम शेष राशि एक नज़र में प्रदान करता है, इसलिए, संदर्भ उपकरण के रूप में उपयोग करना आसान है। यह घटना के मामले में कई संभावित त्रुटियों का खुलासा करने में भी सहायता करता है और पहचान की गई त्रुटियों को ठीक करने के लिए पोस्ट की जाने वाली जर्नल प्रविष्टियों के प्रकार की पहचान करने में सहायता करता है।
ट्रायल बैलेंस के मुख्य उद्देश्य और उपयोग
लेजर बैलेंस की गणितीय सटीकता सुनिश्चित करने के लिए निर्णय उपकरण के रूप में उपयोग करने के लिए
यदि एक लेखा अवधि के लिए सभी लेन-देन सही ढंग से दर्ज किए गए हैं, तो ट्रायल बैलेंस के डेबिट बैलेंस का योग क्रेडिट बैलेंस के योग के बराबर होना चाहिए।
वित्तीय जानकारी की रिकॉर्डिंग में त्रुटियों का पता लगाने और उन्हें ठीक करने के लिए
सामान्य खाता बही में कुछ प्रकार की त्रुटियों को ट्रायल बैलेंस के माध्यम से पहचाना जा सकता है। वे हैं,
- आंशिक चूक की त्रुटियां (केवल डेबिट प्रविष्टि या क्रेडिट प्रविष्टि खातों में पोस्ट की जाती है)
- आगे ले जाने में त्रुटियाँ (अंतिम शेष राशि को गलत तरीके से आगे बढ़ाया जाता है)
- कास्टिंग में त्रुटियां (एक खाते का कुल योग कमोबेश रिकॉर्ड किया गया है)
त्रुटि की स्थिति में, अंतर पैदा करने वाली राशि को 'उचंत खाते' में तब तक रखा जाता है जब तक कि उन्हें ठीक नहीं किया जाता है। यदि ट्रायल बैलेंस का डेबिट पक्ष क्रेडिट पक्ष से अधिक है, तो अंतर को सस्पेंस खाते में जमा किया जाता है और यदि क्रेडिट बैलेंस डेबिट बैलेंस से अधिक है, तो अंतर को सस्पेंस खाते में डेबिट कर दिया जाता है।एक बार त्रुटियों की पहचान, सुधार और ट्रायल बैलेंस के मिलान के बाद, सस्पेंस खाता बंद कर दिया जाता है क्योंकि शेष राशि अब मौजूद नहीं है।
हालाँकि, निम्नलिखित प्रविष्टियाँ ट्रायल बैलेंस में विसंगति का कारण नहीं बनेंगी।
- सिद्धांत की त्रुटियां (प्रविष्टियां गलत प्रकार के खाते में पोस्ट की जाती हैं)
- पूरी तरह से चूक की त्रुटियां (प्रविष्टियां पूरी तरह से खातों से हटा दी जाती हैं)
- कमीशन की त्रुटियां (एक प्रविष्टि सही प्रकार के खाते में पोस्ट की जाती है, लेकिन गलत खाते में)
- मूल प्रविष्टि में त्रुटियां (गलत राशि सही खातों में पोस्ट की जाती है)
- मुआवजे की त्रुटियां (दो या दो से अधिक खातों में गलत प्रविष्टियां एक दूसरे को रद्द कर देती हैं)
- पूर्ण उलटफेर की त्रुटियां (सही राशि सही खातों में पोस्ट की जाती है लेकिन डेबिट और क्रेडिट उलट दिए गए हैं)
सामान्य लेजर और ट्रायल बैलेंस में क्या अंतर है?
सामान्य खाता बही और परीक्षण शेष |
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| सामान्य खाता बही खातों का एक समूह है जो सभी लेनदेन को रिकॉर्ड करता है। | ट्रायल बैलेंस एक संक्षिप्त विवरण है जो सामान्य लेज़र बैलेंस को दर्शाता है। |
| उद्देश्य | |
| उद्देश्य लेनदेन की अंतिम प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करना है। | उद्देश्य सामान्य लेज़र बैलेंस की गणितीय सटीकता की जाँच करना है। |
| खाता वर्गीकरण | |
| यह खातों की श्रेणी के अनुसार किया जाता है | खातों का कोई वर्गीकरण नहीं है। |
| समय अवधि | |
| यह लेखा वर्ष के दौरान लेनदेन को रिकॉर्ड करता है। | यह लेखा वर्ष के अंतिम दिन तैयार किया जाता है। |
सारांश – सामान्य लेजर बनाम परीक्षण शेष
जबकि लेखांकन की प्रक्रिया बहुत समय लेने वाली और महंगी होती थी, अब इसे स्वचालित लेखांकन सॉफ्टवेयर के उपयोग से कम समय और प्रयास के साथ किया जा सकता है। सामान्य खाता बही और ट्रायल बैलेंस के बीच अंतर को सही ढंग से समझना महत्वपूर्ण है क्योंकि दोनों साल के अंत के वित्तीय विवरण तैयार करने में महत्वपूर्ण चरणों का प्रतिनिधित्व करते हैं। यदि डेबिट और क्रेडिट बैलेंस के बीच विसंगतियां हैं, तो उनकी जांच की जानी चाहिए, और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए आगे बढ़ने से पहले सुधारात्मक प्रविष्टियां पोस्ट की जानी चाहिए।
